Worauf beim Erstellen eines Lastenhefts zu achten ist
Eine softwaregestützte Ressourcenplanung gehört für viele Unternehmen mittlerweile zum Standard. Aber wie lassen sich Abteilungsübergreifende Prozesse und Abläufe effizient steuern? Hier kommt das Enterprise-Ressource-Planning kurz ERP, ins Spiel. Wie dies funktioniert und worauf beim Erstellen eines Lastenhefts generell zu achten ist, zeigen wir in diesem Beitrag auf.
Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft sollte vorzugsweise vor Beginn eines Projekts erstellt werden. Aber wozu braucht man ein Lastenheft? Hier die wichtigsten Punkte:
- Es enthält die Anforderungen an ein neues Projekt.
- Hierdurch wird die Grundlage zur Einholung der Analyse Phase eingeholt.
- Somit ist das Lastenheft ein wichtiger Teil der Analyse Phase.
- Es dient als Referenzdokument.
Bevor ein Lastenheft erstellt wird, sollte man allerdings in einer gut durchdachten Prozessanalyse festlegen, welche spezifischen Anforderungen an die Software gestellt werden. Dies führen die Fachabteilungen von Unternehmen durch und formulieren das Ergebnis für den ERP-Bereich in einem Lastenheft.
Optionen und Vorlagen zur Erstellung eines Lastenhefts
Es gibt zwei Möglichkeiten für die Erstellung eines Lastenhefts. Man kann auf der einen Seite einen ERP-Berater mit der Aufgabe betrauen, auf der anderen Seite verfasst man die Vorlage in Eigenregie. Hierzu gibt es Anbieter, wo man das Lastenheft online erstellt. Zudem ist diese Variante gratis.
Allerdings ist es wichtig, dass die Vorlagen auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Und zwar so, dass die essenziellen Kriterien hierbei nicht vernachlässigt werden. In den Onlinetools findet man eine große Auswahl mit entsprechend umfangreichen Anforderungslisten. Somit sollte man darauf achten, ein bedarfsgerechtes Maß zu finden.
Hier gibt es zum Beispiel erpplanner.com. Anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung lässt sich ein professionelles und gut strukturiertes Lastenheft erstellen. Unterstützung bietet der ERP-Planner, welcher alle notwendigen Fragen stellt.
Das gehört in ein ERP Lastenheft!
Zu einem Lastenheft gehört mehr als nur eine Liste von Anforderungen. Denn Lastenhefte werden für Firmen immer wichtiger. Damit den ERP-Anbietern die Aufgabe, den Dokumenten Inhalt angemessen interpretieren zu können, erleichtert wird, sollten beispielsweise Unternehmensbeschreibung, Marktumfeld, Leistungen, Produkte, Alleinstellungsmerkmale, Zeit- und Terminplanung, Ansprechpartner, strategische Ziele, aktuelle Infrastruktur und Ergebnisse der Anforderungsanalyse nicht fehlen.
Was ist der Unterschied zu einem Pflichtenheft?
Häufig werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet. Dies ist allerdings nicht richtig. Denn das Lastenheft dient dazu, um fachliche und funktionale Anforderungen festzuhalten. Das heißt, es beschreibt den Ist-Zustand und definiert künftige Soll-Zustände. Das Pflichtenheft hingegen beschreibt die Aufgabenstellung. Sprich, wie die technische Umsetzung der Anforderungen erfolgen soll.
Fazit
Wenn alles gut läuft, ist ein Lastenheft prozessorientiert, strukturiert und lösungsneutral. Zudem bietet es einen geeigneten Detailgrad. Daher ist es wichtig, bei der Planung darauf zu achten, welches strategische und fachbezogene Ziel ein Unternehmen verfolgt. Besonders wichtig sind die zwei folgenden Fragen: Welche Prozesse gilt es zu optimieren und welche Anforderungen werden an eine neue Unternehmenssoftware gestellt?