Digitale Dokumentenarchivierung und wie sie Firmen effizient macht
Dokumente sind das Gedächtnis einer Firma. Sie enthalten wichtige Informationen und Daten, die sowohl Verpflichtungen als auch Nutzen darstellen können. So kann eine Firma verschiedene Arten von Dokumenten verwenden, um ihre Geschäftsprozesse zu organisieren, zu dokumentieren und zu optimieren. Einige Beispiele für solche Dokumente sind:
- Verträge: Verträge sind rechtlich bindende Vereinbarungen zwischen zwei oder mehr Parteien, die die Rechte und Pflichten der Beteiligten festlegen. Verträge enthalten in der Regel Daten wie die Namen und Adressen der Parteien, den Gegenstand und den Umfang der Vereinbarung, die Laufzeit und die Kündigungsbedingungen, die Haftung und die Streitbeilegung. Verträge müssen sorgfältig geprüft und aufbewahrt werden, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden und die Erfüllung der Verpflichtungen zu gewährleisten.
- Rechnungen: Rechnungen sind Dokumente, die den Empfänger auffordern, eine bestimmte Summe für erhaltene Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen. Rechnungen müssen korrekt ausgestellt und verbucht werden, um den Cashflow zu sichern und die Steuererklärung zu erleichtern.
- Berichte: Berichte sind Dokumente, die Informationen über einen bestimmten Sachverhalt oder ein bestimmtes Ereignis liefern, analysieren und bewerten. Berichte können zum Beispiel den Fortschritt eines Projekts, die Ergebnisse einer Untersuchung oder die Leistung eines Unternehmens darstellen. Berichte müssen klar strukturiert und verständlich geschrieben werden, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und Maßnahmen zu ergreifen.
Dokumentenarchivierung – notwendig und gewinnbringend
Doch was nützen diese Informationen, wenn sie nicht richtig archiviert werden? Wenn Sie Ihre Dokumente nicht professionell, systematisch und schnell auffindbar speichern, riskieren Sie, dass sie verloren gehen, beschädigt werden oder in falsche Hände geraten. Außerdem verschwenden Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, wenn Sie nach Dokumenten suchen müssen, die Sie eigentlich schon haben.
Deshalb ist es für jede Firma, egal ob groß, klein oder mittelständisch, wichtig, eine effektive Dokumentenarchivierung zu implementieren. Und dabei kann Ihnen Software helfen. Mit einer modernen Softwarelösung können Sie Ihre Dokumente digitalisieren, kategorisieren, indexieren und ablegen. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente, egal wo Sie sich befinden. Sie können auch nach bestimmten Inhalten oder Kriterien durchsuchen und so übergreifende Gemeinsamkeiten in verschiedenen Dokumenten finden.
Zu den bekanntesten Softwarelösung zählt SAP. SAP ist ein weltweit führender Anbieter von Software für Geschäftsprozesse und hat langjährige Erfahrung in der Dokumentenarchivierung. Zu den Stärken der SAP Dokumentenarchivierung gehören zum Beispiel:
- Ihre Rechnungen automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem abzugleichen und so Fehler zu vermeiden und Zahlungsfristen einzuhalten.
- Ihre Verträge mit Ihrem CRM-System zu synchronisieren und so Ihre Kundenbeziehungen zu pflegen und auszubauen.
- Ihre Projektdokumente mit Ihrem Projektmanagement-System zu verknüpfen und so den Fortschritt Ihrer Projekte zu überwachen und zu steuern.
Leistungsbeispiele einer digitalen Dokumentenarchivierung
Konkrete Vorteile der digitalen Archivierung von Dokumenten sind zahlreich, daher seien hier nur einige wenige genannt:
- Sie sparen Zeit und Geld, indem Sie Ihre Dokumente nicht mehr manuell sortieren, kopieren oder versenden müssen.
- Sie reduzieren das Risiko, dass Ihre Dokumente verloren gehen, beschädigt werden oder in falsche Hände geraten.
- Sie verbessern Ihre Compliance, indem Sie gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten einhalten.
- Sie erhöhen Ihre Produktivität, indem Sie Ihre Dokumente mit anderen Systemen und Anwendungen verbinden und so Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.
- Sie fördern die Innovation Ihres Business, indem Sie Ihre Dokumente nach relevanten Inhalten oder Kriterien durchsuchen und so neue Erkenntnisse gewinnen.
Wenn Sie also Ihre Dokumentenarchivierung verbessern wollen, sollten Sie eine Investition in eine Software wie SAP in Betracht ziehen. Es lohnt sich, denn Sie werden nicht nur Ihre Dokumente besser verwalten können, sondern auch Ihr gesamtes Geschäft.