Die häufigsten Fehler bei der Einführung von E‑Rechnungen – und wie Sie diese vermeiden

Warum E‑Rechnungen jetzt wichtig sind

E‑Rechnungen sparen Zeit, senken Kosten und reduzieren Fehler. Besonders beim Empfangen von E-Rechnungen entstehen schnell Mehrwerte: Belege werden automatisch ausgelesen, geprüft und verbucht. Damit das gelingt, braucht es klare Standards, saubere Daten und einen gut abgestimmten Prozess über alle Beteiligten hinweg – von Lieferanten bis zur Buchhaltung.

E-Rechnungspflicht seit 2025: Der neue gesetzliche Standard

Die Einführung von E-Rechnungen ist nicht länger nur eine Frage der Effizienz, sondern eine unumgängliche gesetzliche Vorgabe. Durch das „Wachstumschancengesetz“ wurde die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Die entscheidende Frist hierfür war der 1. Januar 2025: Seit diesem Datum muss jedes Unternehmen in Deutschland fähig sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Rechnung genügt diesen Anforderungen nicht; gefordert ist ein strukturiertes, europäisches Format (EN 16931) wie ZUGFeRD oder XRechnung. Wer seine Prozesse bis heute nicht angepasst hat, verliert nicht nur an Effizienz, sondern geht ein aktives Compliance-Risiko ein. Dieser gesetzliche Rahmen macht es umso wichtiger, die typischen Fehler bei der Einführung zu kennen, um sie entweder zu vermeiden oder jetzt zügig zu korrigieren.

Typische Fehlerquellen

Unklare Standards: XRechnung vs. ZUGFeRD

Viele Projekte starten ohne Entscheidung, welche Formate unterstützt werden. Ergebnis: Medienbrüche und manuelle Nacharbeit. Legen Sie verbindlich fest, welche Standards akzeptiert sind (z. B. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für die breite Lieferantenbasis).

Fehlende ERP‑Integration und Schnittstellen

E‑Rechnungen bringen wenig, wenn sie nicht nahtlos in ERP, DMS und Workflow‑Tools fließen. Häufig fehlen saubere Schnittstellen oder Mapping‑Tabellen. Planen Sie die Integration früh, testen Sie Felder (IBAN, USt‑ID, Bestellnummer), und automatisieren Sie den Freigabeprozess.

Schwache Datenqualität und Validierung

Unvollständige oder falsche Stammdaten (Lieferanten, Kostenstellen) verursachen Buchungsfehler. Richten Sie Validierungsregeln ein: Pflichtfelder, Plausibilitätschecks, Dublettenprüfung. Je besser die Daten, desto höher die Automatisierungsquote.

Compliance, GoBD und Archivierung unterschätzt

Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher, nachvollziehbar und fristgerecht aufbewahrt werden. Wer hier spart, riskiert Probleme bei Prüfungen. Definieren Sie Rollen, Protokolle, Aufbewahrungsfristen und ein manipulationssicheres Archiv.

Lieferanten‑Onboarding ohne Plan

Ohne klare Anweisungen senden Lieferanten PDFs statt strukturierter E‑Rechnungen. Kommunizieren Sie Anforderungen, bieten Sie einfache Einreichungswege (Portal, EDI, E‑Mail mit strukturiertem Anhang) und unterstützen Sie beim Umstieg.

Kein Change Management und fehlende Schulungen

Mitarbeitende brauchen Wissen und Sicherheit. Ohne Training entstehen Workarounds. Schulen Sie Fachbereiche, dokumentieren Sie den Prozess und definieren Sie klare Eskalationswege.

Praxisnahe Schritte zur Vermeidung

Pilotprojekt und gestufte Einführung

Starten Sie mit einem Pilotbereich (z. B. wiederkehrende Dienstleistungsrechnungen). Messen Sie Durchlaufzeit, Automatisierungsquote und Fehler. Skalieren Sie schrittweise.

Technische Checks und Prozessautomatisierung

Richten Sie Validierung, Format‑Konvertierung und Duplikatprüfungen ein. Nutzen Sie Regeln für Zuordnung (PO‑Matching, Kostenstellen), und automatisieren Sie Freigaben nach Betragsgrenzen.

Stakeholder einbinden: Einkauf, Buchhaltung, IT, Lieferanten

Setzen Sie ein Kernteam auf, definieren Sie Verantwortlichkeiten und einen Kommunikationsplan. Regelmäßige Reviews schaffen Transparenz und beschleunigen Entscheidungen.

Mit klarem Plan zu mehr Effizienz

E‑Rechnungen entfalten ihren Nutzen, wenn Standards klar sind, Prozesse integriert laufen und Daten stimmen. Mit Pilot, Schulung und aktivem Lieferanten‑Onboarding vermeiden Sie typische Fehler – und wandeln die Einführung in einen messbaren Effizienzgewinn.